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从踏入总务处——这个学校流动率最高的单位的第一刻起,不知不觉中已经历经五个寒暑,其中冷暖,点滴在心头。在这期间感谢许多人的相助与指导,让个人学习许多,也成长许多。这其间的所见所闻,在此提出一些个人浅见,与各位一同分享。
熟悉各项法规,增强个人本质学能:总务单位常让人困扰与不安的就是各项法规与契约条文,而这些相关知识却是在师资培育的养成中较少触及的,因此如何在最短的时间内熟悉各项法规条文,则成当务之急。故在此建议大家各项采购研习与群组工作会议若能参加则尽量参加,因为这是增强个人总务功力的最佳捷径。
建立资源宝库,解决各项困境挑战:总务人员的流动率之高,常让校内的一些相关总务文件在交接的过程中遗漏,因此,建立完整的校园总务档案(如建筑图面、电路配置、工程档案)则有助于了解校园建筑的全貌;另外,总务群组数据库的建立,也有助于面临各项问题时,寻得最佳协助的管道与讯息。
发挥最高效益,充分运用每笔经费:教育经费笔笔得来不易,因此若能善将经费统筹运用,并把饼做大,透过事先充分的规划讨论与咨询,并且掌握当前市场行情,则能让每一笔经费发挥最大功效。
创造三赢契机,符应各方需求考量:需求单位总想以最少的经费满足最大的需求,承揽厂商则想以最少的成本寻求最大利益,而设计监造单位则想藉由工程的执行完成设计的理念。因此与设计监造单位充分的互动合作,兼顾甲乙双方需求,在规划期间配合需求单位与设计单位的理念沟通,有助于规划案的进行;在发包施作执行期间,每周固定的工务会议与落实工地的走动管理,则有助于工程的执行与施工质量的掌握;在竣工验收阶段,依图逐项查验,则有助于项目的检验与结案。
营造友好环境,广结善缘事半功倍:总务业务内容常需与人事、会计及其他相关部门的配合,因此若能建立良好友善的互动与互信基础,有益于相关业务的推展。此外,时常关怀事务同事,在工作时准备个茶水,协助递个工具,在第一时间协助解决同事各项需求与困难,让同事们能够感受到你的真诚对待。
坚守法际规范,明哲保身远离灾殃:依循总务工作相关规范进行各项事务的推动,定点定时的进行各项装备场地的检查与维护,谨守法纪,绝无失误。
良好社区关系,抗议投诉频率降低:学校是社区的一部分,学校各项修缮动作对于社区的生活作息多少都会造成影响,因此建立良好社区沟通管道,对于降低社区的抱怨,与增进工程的顺利进行均有莫大的帮助。
总务工作千丝万缕,但若能保持着热诚与真诚,我想这将是一分让人充满着成就感的高挑战工作。
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