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虽然已经通过中学主任培训班6周课程的专业学习,实际担任主任后责任的承担才算正式开始。新学年来到新的学校担任主任,完全新的人事地物、完全陌生的工作内容,经历了各式各样的修缮项目、风灾、工程停工合同变更、工程检查、厂商调解等,这一年来果然挑战多多,面临不少压力。依我而言,初任主任所遇到的工作压力有:
(一)对工作内容、同事及环境不熟悉,在繁杂业务下倍觉辛劳。
(二)管理遭遇瓶颈,个人本位的障碍,导致沟通协调不完全良好。
(三)缺乏工程采购方面的专业知识及能力,难有准确的决策。
(四)校内经费不足,不利修缮,以致校园维护工作成效不彰。
主任是校长的左右手,面对各项不同的压力,必须采取有效的因应方式,正视解决,才能协助校长顺利运作校务。我的应对方式如下:
(一)妥善管理情绪
行政主管的情绪稳定对一个组织而言是非常重要的,懂得自我情绪管理的人,往往是魅力无穷。因此平常能了解情绪、发觉内在情绪,并正确的表达自己情绪,进而懂得掌握透过语言及非语言的交错运用,能让自已的沟通更加无碍。其次在面对外在的环境造成情绪及压力的困扰时,也需要靠自我的情绪调整,以因应身心的平衡。情绪往往左右我们对问题的思考及观点,所以妥善管理情绪则可以让事情的计划更具有多重的选择及可能、让问题的解决更具有独创性与周延性,使自己在面对压力的焦虑下更能判断缓急轻重。
当察觉自己的情绪时,可以问问自己为什么生气?为什么难过?如果找不到其它理由,就做些可以排解情绪的事,比如说:转移注意力,先冷静一段时间,使激昂的生理状态渐渐冷却,再采取较建设性的方法解决问题。若是真的非常气愤时,也不必不要过度压抑,但应避免过度的情绪反应,以较不伤人或较合理方式来适度表达内心的愤怒。而发泄后可以适度向同仁解释自己的不悦,坦诚面对自己的负面感受,并同理对方的感受,便是能够恰当的处理自己的情绪。
(二)建立良好的沟通、维系良好的人际关系
建立良好的沟通是维系良好人际关系的首要条件,更是身为主任所必须具备的技巧。透过对话和讨论能让组织里成员正视自己思维的障蔽,进而面对事实,并学会欣赏不同的意见,发展更高层的共识。沟通是营造温馨、和谐、优质校园文化的不二法门,良好的沟通可以减少冲突,有效达成业务目标。增进与他人有效沟通方式有:
1.以一颗开放的心倾听,不要立即下价值判断,最好以对方的立场和观点去设想。不一定要赞同他人与我们不同的意见,但是可以尊重且坦诚的告诉对方自己的想法,以求得双方意见的折衷点。
2.走动式经营人际关系,不是监督或干预,而是空出时间、离开座位,多到各办公室走动,去倾听同事、办公室老师的想法,发掘出真正的需求,进而提供贴切的协助。且走动不能偶一为之,要列入主管的日常要务之一。
(三)培养危机处理的能力
学校的公共工程质量不佳,校舍多属老旧,每天皆有需要修缮的各项危机。因此除了被动的等着师生的报修之外,身为主任应该主动于校园走动,熟悉校园中各项设施,尤其是水电相关开关,并保持耳聪目明,仔细观察校园上上下下各个角落,时时刻刻具备损坏报修的危机意识,勤于向技工或修缮师傅学习问题的解决方式,定能不慌乱的将危机化为转机,对症下药。另学校房屋修缮经费通常有限,若是对于校园状况熟悉,便能拟定详细、确实的修建计划,较容易向上级机关申请到可观的修建经费,加速校舍环境更新。
(四)厚实基本法律知识
身为主任应多熟悉法律规章,拥有相关基本概念,了解行政程序,行事必然准确,才能站稳立场,事前预防,依法行政。因此,只要时间许可,不论是自修或是参加相关的研习,佐以实务经验,便能够有自信的面对行政工作。
配合各处室与全体师生之需求,执行美化及改善校区环境,增购优良、节能教学设备,监督工程进行及校园安全防范等相关业务,以应对教育多元化,提升教育质量。总务工作是繁杂的事务,身为新世纪的总务主任承担了创新且团队合作优质校园文化之重责大任,唯有以“家”的理念出发,彼此分工合作,成为校园合伙人,才能带领总务团队互助合作,共同为发展学校愿景而努力、为营造优质的学习环境而打拼。
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